CAFMシステム導入 – ペーチ科学大学でのArchiFM

PTE顧客名:

ペーチ科学大学

 

 

プロジェクトの目的:

大学の管理日常業務の為の、大学の不動産土地台帳の計測、建物のBIMモデルグラフィック図面の生成とデータベースを基にしたシステムの構築とそれらを利用した大学ゾーン管理と情報システムへのシステム導入

経緯:

pte_sillye_nevjegy
A Pécsi Tudományegyetem 2010 évben kezdeményezte, hogy a területgazdálkodási feladatait új, a korábbiaktól eltérő alapokra helyezze. A feladata az volt, hogy a jelenlegi működési területek, adatbázisok és működési folyamatok tükrében kialakítsanak egy alapjaiban műszaki jellemzőket tartalmazó nyilvántartást, amelyben az addigi és az elkövetkező években tervezett tevékenységei átláthatóan követhetők. Az elsődleges egyeztetések széles körben folytak, és a lehetséges információs alapoknál a műszaki, vagyongazdálkodási, informatikai valamint közgazdasági szempontok kerültek meghatározásra. Ezen szempontok mentén kezdődött meg a piackutatás annak érdekében, hogy mely informatikai szoftveres megoldások képesek legszélesebb körben biztosítani azokat a feltételeket, amelyeket a rendszer kialakításánál illetve a későbbi üzemeltetésénél szem előtt kell majd tartanunk. Az első és legfontosabb szempont az volt, hogy az alap adatbázis korrekt legyen. Korábbi rendszerünk tapasztalataiból tanulva hátrányaként fedeztük fel, hogy az akkori felmérésből származó adataink már nem visszakereshetők, hiszen a kézzel készült skiccek illetve felmérési vázlatok adatai az adatbázisba kerülve elváltak egymástól, így az adatbázis elnevezésében tartalmazott több ’A’ épületet és nem kevés azonos sorszámú irodát. Az előző adatbázisunk hibáinak elkerülését csak úgy láttuk biztosítottnak (műszaki paraméterekről lévén szó), ha az adatbázisunk grafikai alapokra épül, így az adatbázis későbbi elemei fizikai helyüket tekintve egyértelműen beazonosíthatók és lekövethetők lesznek.

Lehetséges megoldások vizsgálata:


A fellelhető szoftveres megoldásokat széles körben vizsgáltuk, a tekintetben, hogy az elvárt szolgáltatások mellett melyik az a lehetőség, amely alapjaiban legjobban illeszkedik a PTE, és általában az ingatlangazdálkodás feladataihoz.

A választható irányként az alábbiak körvonalazódtak:

–          PTE szoftverparkjában meglévő alkalmazások felhasználása, kibővítése
–          Egyedi saját szoftver fejlesztése (belső vagy külső erőforrással)
–          Kész szoftver vásárlása

Az korán kiderült, hogy sem saját meglévő alkalmazásaink fejlesztése, sem saját fejlesztésünk révén nincs esély arra, hogy a meglévő szoftverek tudás és szolgáltatás szintjére kerüljünk.

A teljesen egyedi fejlesztések esetében (amelyek más, elsősorban nem grafikai, inkább gazdasági alapadatbázison nyugszanak), azzal kellet szembesülnünk, hogy noha a kérdéseinkre választ adnak, alap rendszerükben elsődlegesen gazdasági folyamatokat és nem területgazdálkodást szolgálnak. Annak ellenére, hogy mindegyik tekintetében (ha kompromisszumok árán is) volt esély az elvárások teljesítésére, a megrendelői igényekhez történő igazodások ellenére is megmarad a szoftverek alapkörnyezete, irányváltásuk a gazdasági eseményektől a területgazdálkodás irányába nehéz kormánymozdulatnak bizonyul.

Ellent kellett mondanunk azoknak a megkereséseknek is melyek bizonygatták a területgazdálkodás teljes egyediségét, erőltetve ezzel a testre szabást annak okán, hogy egy egyedi rendszert fejlesszünk ki.

Arra a felismerésre jutottunk, hogy alapjaiban a területgazdálkodás, telkekről, épületekről, helyiségekről és terekről szól. Ezen elvek mentén, amikor esetlegesen a táblázataink részére keresünk egy szoftvert, nem célszerű lefejlesztetni egy táblázatkezelőt arra hivatkozva, hogy a mi számaink, elnevezéseink, fogalmaink és képleteink eltérnek egyéb nyilvántartások paramétereitől. Célszerűbb venni egy Excel-t. Abban a pillanatban azzal szembesülünk, hogy az előzetes elvárások és tervezgetések mentén még érintőlegesen sem merültek fel olyan lehetőségek melyek a már kész szoftverünkben rendelkezésre állnak.

Pontosan ez történt a PTE-n az ArchiFM esetében, hiszen a falak itt is és mindenütt falak, a helyiségek pontosan határoltak és nem egyedi fogalmak, a szakma területén használt definícióktól tehát nem térnek el. A specifikumokat jelentő helyi adottságok tekintetében pedig jellemzi a programot egy alap szoftverkörnyezeti rugalmasság, amely felhasználói szinten kezelhető.

Szintén nagy előnynek mutatkozott az a stabil háttér, melyet az ArchiCAD, mint vezető grafikus szoftver szolgáltat a két rendszer „megerőszakolás” nélküli átjárhatóságával. A grafikai modellek koordinált előállításával ugyanis elérhető, hogy az adatbázis alapja már a felmérés pillanatában létrejöjjön, megnyerve ezzel az egyedi megoldások nehézkes és körülményes kitalálására, fejlesztésére, tesztelésére és hibajavítására szánt hónapokat, éveket.

Kirajzolódott tehát az a szoftveres környezet, amelybe a területgazdálkodás, mint feladat teljes mértékben illeszkedni tud, végeredménye pedig megnyugtató, sajátos, mégis korrekt megoldás.

Fentiek alapján az ArchiFM rendszert választottuk, mint területgazdálkodási modult.

Projekt előkészítése:


Az előzetes egyeztetések során tisztán látszott, hogy a projektmegvalósítás tekintetében a felmérést és az alap adatbázis létrehozását külön kell megoldanunk, hiszen a piaci szereplők jellemzően szoftverfejlesztők, így az alapadatok előállítását más piaci közreműködőkkel oldják meg, az alapadatok átadása pedig szolgáltatási határként értelmezhető. A kiinduló adatbázisként szolgáló beviteli oldal biztosítása tehát vagy közvetlenül, vagy közvetve, de a PTE koordinálásával kell megvalósuljon. A vintoCON által kínált megoldás a felméréshez is tudott megoldást nyújtani az Orthograph Survey felmérést segítő alkalmazással és az ArchiCAD grafikus tervező szoftverével. Az OrthoGraph Survey egyrészről az egységes és azonos adattartalmat tudta biztosítani, másrészről CAD kapcsolatának köszönhetően jelentős mértékben előre lendítette a BIM modellek előállítási folyamatát.

Az előkészítés során a projekt sikerére leginkább kiható illetve az alap adatbázis előállítását leginkább segítő tényezőket vizsgáltuk. A vizsgálat folyamatai során számtalan visszaigazolás tükrözte, hogy az elképzelések jók és az eredeti célok irányába visznek, kitérők nélkül.

Egyeztetések és vizsgálatok az alábbi jelzőkövek mentén folytak:

  1. Felmérés tartalmi elemei
  2. Felmérés humán kapacitás szükséglete
  3. A felmérés és adatbázis előállítása közötti időtartam minimalizálása
  4. Adattartalom és az adattartalom felvitelére szánt időtartam egyensúlyának meghatározása
  5. Koordinálhatóság

Első körben minden ötletet figyelembe vettünk, majd meghatároztuk a felmérés idejét és ütemezési lehetőségeit, mely kulcstényező volt a projekt szempontjából. Ki kellett választani azokat a paramétereket, melyeket egy felmérés során elengedhetetlennek tartunk, és el kellett különíteni azokat a paramétereket is, melyeket egy felmérés után is meg tudunk adni, csökkentve ezzel az adatgyűjtés helyszínén töltött idejét és ezzel az alap adatbázis előállításának határidejét.

Kialakításra kerültek a felmérési sablonok, melyek OrthoGraph tekintetében tartalmazták azokat a paramétereket, amelyeket a felmérés során minden helyiségnél meg kell adni a felmérőnek. A folyamat sarokpontjait meghatároztuk, kidolgoztuk annak kapcsolati rendszerét a VintoCON koordinálásával. Az eredményeket teszteltük, modelleztük és az ezekből nyert tapasztalatok alapján indítottuk a felmérési folyamatot.

Tervek előállítása


Az átkonvertált felmérési állományok után rendelkezésre álltak az ArchiCAD terv állományok, melyeket az adatbázisba emelés előtt szigorú, a felmérési metódusokban meghatározott szempontok szerint felülvizsgáltunk és utómunkára visszaküldtük a felmérést végzők részére. A hibajavításokon túl szükség volt a szintén előre definiált BIM modellhez szükséges utómunkára is. Csak ezen feltételek egyidejű teljesülése esetén vált a rajz az adatbázis részévé és kerülhetett beemelésre az FM adatbázisba.

Adatbázis kialakítása


Az egyetemi koncepció alapján a felmért adatokat a konvertálás után szabványos ArchiCAD rajzokká alakították a felmérők, így az építészeti jellemzők mellett a helyiségpecsétek tartalmazták a felmért OrtoGraph adatlapján definiált egyéb jellemzőket is. Ez a tervi adatbázis ma már az egyetem tervdokumentációjában is hatalmas szerepet játszik, de temészetesen nem ez volt az egyetlen cél.

Az előállt adatbázis következő éveiben ugyanis közvetlen kapcsolatot tart fent az előállt CAD rajzokkal 100%-ban biztosítva ezzel a grafikai megfeleltetést az ArchiFM területgazdálkodási rendszerével. A rajzokon ezt követő CAD felületen végzett változtatásai, amelyek az adatbázis elemeit érintik, szinkronizálódnak az FM-be. Természetesen ez a kommunikáció kétirányú, vagyis a szükséges módosítások az adatbázisból is visszakerülnek a rajzba.

Eredmények


A felmérés során két ütemben közel 440.000 négyzetméter került felmérésre, mely 246 épületben oszlott el nagyságrendileg 27 000 helyiség által. Létrejött az egyetem ingatlankataszterének hierarchikus felépítése. Az adatok jól meghatározható helyre kerültek, így áttekinthetőbbé váltak a felmérés során szerzet információk egyetlen többszörös csatolással rendelkező adatbázisban. Globális, átlátható és helyiségszintű adatbázis született, amely egy ilyen mértékű ingatlanállomány esetében elengedhetetlen. Az ArchiFM megjelenése, a teljes szoftverkörnyezet valamint a jelölésrendszer jellegének köszönhetően az alkalmazás, idegenkedés nélkül használható. Logikai kapcsolatrendszerének átláthatósága révén nem nehéz alkalmazását kézség szintre fejleszteni még annak sem, aki inkább rendelkezik üzemeltetési, mint informatikai tapasztalatokkal. Gyorsabban és egyszerűbben lehet adatokhoz jutni, illetve új adatokat bevinni, mint a korábbi rendszerek esetében.

Kétségtelen, hogy az alap adatbázis előállítása nagy erőfeszítést igényel, de ahogy arra már utaltunk az ArchiFM számtalan olyan megoldást tartalmaz, amely további lehetőségek számtalan sokaságának ad helyet. A jellemzően helyiség alapokon nyugvó működési folyamatok alapját képes képezni, és a korábbi egyedi adatgyűjtések csillagpontszerű begyűjtését origóként támogatja. Felépítésének köszönhetően nem csak a fizikai paraméterek tekintetében ad támpontot, de képes gazdasági és pénzügyi kapcsolatokat illetve ingatlanhasznosítási és üzemeltetési feladatokat is segíteni egyes moduljai által. Annak ellenére, hogy elsődleges cél a korrekt ingatlankataszter előállítása volt, mai feladataink során már a helyiségekhez kapcsolódó gazdasági eseményeket lekövető FM rendszer adatfeltöltésén dolgozunk a már kialakított CAFM segítségével.

Kimutatások


Az adatbázisban lévő információk lekérdezések révén jutnak el a rendszer felhasználóihoz. A legfontosabb elemzések, vagy összetett kimutatások a vezetőségnek, a létesítményfelelősöknek mutatják meg az aktuális állapotot. A beépített lekérdezések szolgálhatják a pályázati anyagok műszaki taralmát, átlátható esetenként grafikus (alaprajzon is megjeleníthető) képet adnak az ingatlanok adatairól. A beépített lekérdezéseken túl (az adatbázishoz kapcsolódva), az adatok további szempontok szerint SQL rendszer lekérdezésére alkalmas szoftverek (akár az ArchiFM-en belüli saját felületen, vagy akár külső felületen) felhasználásával lekérhetők. A folyamatos adatkapcsolat biztosítja, hogy az adatbázison történt változás mentését követő lekérdezések már az új értékeket tartalmazzák. A lekérdezések tartalmi és formai elemei jól rendszerezhetők, az adott igazgatóságok igényeinek megfelelően szerkeszthetők. Adattartalmukat, illetve csoportosítási, területosztási képleteiket az igénylő szervezeti egységgel történt egyeztetés után csak az első alkalommal kell informatikailag előállítani, hiszen a megírt riport ezt követően már bármikor futtatható az aktuális adatbázison.

További koncepciók


A területgazdálkodási rendszer felépítése után a mindennapi üzemeltetés és a rendszer naprakészen tartása került előtérbe. Az ingatlanok felmérést nem igénylő adatai integrálásra kerültek az ArchiFM rendszerbe az ingatlanokhoz, telkekhez beemelésre kerültek vagyongazdálkodási adatok, melyek egy részét az ArchiFM rendszer már előre kialakított mezőibe lehetett elhelyezni. A kialakított területgazdálkodási rendszernek köszönhetően lehetőség nyílt a más szoftverkörnyezetben tárolt adatok kapcsolati vizsgálatára. Részint az azonos jelölésrendszernek, részint pedig a meglévő erre a célra kialakított adatmezőknek köszönhetően az adatkapcsolatok könnyen kialakíthatók. Az újbóli fejlesztésnek köszönhetően, amely a korábbi kliens alapú szolgáltatást WEB-es felületre helyezi át, a korábbi adatbeemelések egyszerűbbé válnak, a még rugalmasabb környezet pedig ismét igazolja a választott megoldás helyességét.