archifm.net Hörmann karbanrtartó rendszer

Ügyfél: Hörmann Hungária Kft.Projekt Célja: kapu hibakezelő és karbantartó rendszer országos lefedettséggel Hörmann Kft. logo

Rövid összefoglaló


Használati modell: Web-szolgáltatásként vintoCON üzemeltetésével, havidíjas előfizetéssel
Alkalmazott modulok:

  • net Karbantartás modul – 1 felhasználó
  • archifm mobile for Android – 6 felhasználó

Projekt bevezetési ideje és fázisai (szerződéskötéstől számított):

  • 3 hónap tartalmi egyeztetések, rendszermódosítások, tesztek, éles üzem elindítása
  • folyamat finomhangolás, rendszer párhuzamos használata a papír alapú adminisztrációval 9 hónapon keresztül
  • végleges, teljes körű átállás 12. hónapban

Projekt kezdetének éve: 2012

Előzmények:

Ügyfél

Kapcsolattartónk


A Hörmann Hungária Kft., a Hörmann magyarországi képviselője az elmúlt években az ajtók és kapuk eladásában jelentősen megnövelte a forgalmát, így az eladások mellett a garanciális javítások, tervszerű karbantartások száma is jelentősen megnövekedett. A cég ezzel egyidejűleg, a garanciális partnerek kiszolgálása mellett a szerviz tevékenységét a nem általa forgalmazott kapukra is kiterjesztette. A megnövekedett munkamennyiség adminisztrációja (hibabejelentés adatainak rögzítése, munka tervezése, munkalapok kiadása, készre jelentés, költség elszámolás) egyre nehezebbé vált, ráadásul az Excel táblázatokban vezetett adatok pontos kezelése egy bizonyos ügyfélszám felett megoldhatatlan. A fenti feladatok megoldására a cég vezetősége CMMS rendszer bevezetését választotta. A Hörmann több pályázó meghallgatása után végül a vintoCON Kft. által fejlesztett ArchiFM Karbantartás szoftver bevezetése mellett döntött egy pilot projekt keretében. Az ArchiFM Karbantartás rendszer sikeres bevezetése és használata után Hörmann Hungária Kft. úgy döntött, hogy a funkcionalitást ki akarja bővíteni a karbantartó szakemberek helyszíni munkalap kezelésével, valamint frissíteni kívánja rendszerét az archifm.net webes szoftverrendszerre, melyet bérleti konstrukcióban kíván használatba venni.

 

Előzmény az ArchiFM Karbantartás kliens-szerver telepített rendszer projektjéről:


A projekt célja egy olyan adatbázis létrehozása volt, amely a karbantartási események jellemző adatait megfelelő módon tárolja, pontos alapját képezi a kimutatásoknak és így hatékonyan támogatja a munkafolyamatokat.

A személyes egyeztetések után a projekt a következő lépésekben zajlott le:

  • Karbantartási munkák típusai, karbantartási munkasablonok kialakítása
  • Karbantartási struktúra hierarchiájának kialakítása
  • Költségnemek kialakítása
  • Adatbázis feltöltése adatokkal meglévő vevőtörzs, személytörzs és berendezés nyilvántartás alapján
  • Kimutatások elkészítése
  • Dokumentáció készítése, oktatás
  • Átadás, próbaüzem
  • Éles üzem

A Hörmann munkafolyamatainak megfelelően az ArchiFM Karbantartás munkafolyamatait „testre kellett szabni”. A karbantartási struktúra és munka sablonok kialakítása a Hörmann munkafolyamatainak megfelelően történt.

A berendezések karbantartási időközeinek megfelelően lettek kialakítva a munkasablonok a munkára jellemző paraméterek felvételével. A karbantartási struktúra több szinten történő kialakítása azt a célt szolgálja, hogy a struktúra megfelelő elemeihez a megfelelő karbantartási feladatot hozzá lehessen rendelni:

1. szint: Telephely a megfelelő paraméterekkel
2. szint: Termék megnevezés
3. szint: Termék típus a karbantartási időköz megjelölésével
4. szint: Kapu megnevezése

A karbantartási pontok a paramétereinek felvételekor a kialakított adatbázis, napi feladatok melletti karbantarthatósága volt a fő szempont, csak a karbantartási munkákhoz legszükségesebb tulajdonságok lettek rögzítve az adatbázisba.

A karbantartási munkasablonok kialakításánál ugyanez volt a cél, bár az ArchiFM MNT lehetővé tenné az összes paraméter felvételét csak a következő információk lettek felvéve a munkasablonokhoz: Munka típusa, költséghely, munka ismétlési időköze.

Költségnemek kialakításánál az elsődleges cél a különböző típusú munkák költségnemek szerinti megjelenítése volt a kimutatásokban, így a költségnemeket a szerviz munkák során előforduló 3 munkatípusnak megfelelően alakítottuk:

    • Garanciális,
    • Karbantartási,
    • Javítási munkák

Az adatbázis megfelelő kialakítása után az adatok betöltése következett. Ezek a nagy ügyfél és berendezés szám miatt az adatokat tartalmazó Excel táblázatokból lettek betöltve.

Utolsó lépésként a riportok kialakítása maradt. Az egyeztetések során 6 db, a Hörmann részére kialakított egyedi riportról született döntés. A riportok kialakításának fő szempontja, hogy pontosan mérhetővé tegye a különbséget az előző évi adatokhoz képest mind költség, mind bevétel szempontjából. Az elkészült riportok alapvetően két csoportba oszthatóak:

1.   A kapuk és ajtók üzletág bevétel és költség kimutatását szolgálják az adott évre viszonyítva az előző évi adatokhoz, így pontosan kimutathatóak egy bizonyos termékcsoporthoz kapcsolódó eladások és szerviz feladatok:

  • Kapuk száma telephelyenként
  • Lezárt munkalapok költsége

2.   Az elvégzett szerviz tevékenységek mennyiségére vonatkozó riportok:

  • Lezárt munkalapok száma telephelyenként
  • Munkavégzés személyenként
  • Munkavégzés cégenként
  • Következő időszak feladatainak listája

Az átadást követően a rendszer kulcsfelhasználói oktatásban részesültek, amelynek során az alapvető folyamatok (eseti meghibásodások kezelése, tervezett karbantartási terv készítése) kezelését sajátították el.

Továbbfejlesztés az archifm.net rendszer bevezetése


Hörmann részéről felmerült két lényeges továbblépési igény:

  1. a karbantartó kollégák már az aktuális helyszínen megkapják elektronikusan a karbantartási munkalapokat anélkül, hogy a központba vissza kellene menniük, valamint
  2. a rendszer infrastrukturális üzemeltetését, webes elérhetőségét valósítsa meg szolgáltató saját eszközeivel, Hörmann használni kívánja a rendszert, nem üzemeltetni.

Mindkét igényre az archifm.net rendszer nyújt megoldást, mégpedig egyszerűen használatba vehető hosztolt környezetben, melyet vintoCON saját webes szervereiről biztosít.

A projekt során első lépésként minden karbantartási adatot, sablont, adatstruktúrát át kellett tölteni az archifm.net központi szerver adatbázisába. Mivel az elektronikus munkalapkezelés lehetőséget nyújt a részletes karbantartási munkaleírások ellenőrzőlista szerű feltöltésére is, ezért az áttöltést követően minden tervezett karbantartásra vonatkozó munkasablont fel kellett tölteni esetenként akár egy 140 lépésből álló részletes ellenőrzési feladatlistával, mely a cég német standardja alapján történt meg. Ennek igazi haszna a mobil eszközön jelentkezik, mivel a karbantartó a pontos feladat meghatározáson felül kötelezően végig kell jelölje, hogy milyen ellenőrzési és karbantartási munkákat végzett el.

Az archifm mobile for Android szoftveren is módosítani kellett a projekt igények teljesítésére, mivel a részletes feladatlista kipipálása, – adott esetben a megjegyzések tétele – kötelező kell legyen minőségbiztosítás céljából, valamint kötelezően rögzítendő adatként megjelent a kapu nyitási számának helyszíni megadása is. Fontos volt a szoftver kialakításánál, hogy akár üzemi környezetben is könnyen használható legyen, nagy gombokkal kell rendelkezzen a szoftver, valamint ehhez igazodóan a normál piaci táblakészülékeket egy olyan tokkal kellett ellátni, mely véd leejtés, ütődés esetén is a meghibásodás ellen. Az archifm helpdesk for Mobile szoftver nem igényel semmilyen speciális hardver eszközt a használatához.

Egy lényeges további feladatot kapott még a mobil eszköz: a munka végeztével mind a munkát végző Hörmann alkalmazott, mind a munkát átvevő megrendelő aláírásával ellen kell jegyezze az elkészült munkát. Ezt az aláírást is a mobileszköz képernyőjén, az elektronikus felületen teszik meg, mely az archifm.net rendszerbe pontos időbélyegzővel kerül letárolásra, és egyben visszakereshetővé is válik. Ekkor természetesen a megrendelőnek lehetősége van áttekinteni az elvégzett munkákat és a karbantartás eredményét is már a helyszínen, még az aláírást megelőzően.

Miután a rendszer funkcionalitásában már az üzemeltetés ellátására képes volt, a kimutatásokon is változtatni kellett egyrészről a további kiértékelési lehetőségek kiaknázásához, másrészt pedig pl. a munkalapok nyomtatása során a helyszíni aláírásokat is meg kell jeleníteni a dokumentumokon. Ezek ily módon a számla mellékleteként kerülnek felhasználásra, mely egyben a valós, munkával eltöltött időt is tartalmazza. Utóbbi igazán az eseti meghibásodások esetén lényeges, ugyanis akkor az elszámolás alapját is képezi.

A részletes karbantartási információk lehetővé tették a költségek pontos követését, melyek felhasználásával az újabb karbantartási ajánlatok pontosabban tervezhetők lettek.

A mobil eszköz bevezetésének egyik legfontosabb alapköve az is, hogy mivel Hörmann folyamatosan tudja követni egy térképen, hogy a karbantartó szakemberei hol járnak, ezért a munkák kiosztását ennek fényében optimálisan tudja megvalósítani. Mivel a karbantartóknak nem kell a központba visszamenni a munkalapokért, hanem a mobilkészülékükön azok egy frissítéssel automatikusan megjelennek, ezért jelentősen javult a munkavégzés hatékonysága. Egyben az adatfrissítés során a frissen elkészült munkákhoz kapcsolódó munkalapok és aláírások is felkerülnek a szerverre, azaz minimális esélye van az adatvesztésnek még akár egy készülék meghibásodás esetén is.

A projekt eredményei, az ügyfél véleménye:


A bevezetett archifm.net szoftverrendszer hatékonyan támogatja a Hörmann Hungária Kft. kapuk és ajtók üzletág dolgozóinak napi feladatait. A szervizvezetők a beérkező hibabejelentéseket a szoftver segítségével kezelhetik, a tervezett karbantartási eseményeket pedig a pénzügyi és emberi erőforrások optimalizálását szem előtt tartva tervezhetik meg. A meghibásodások költségbecslését a pontos karbantartási történet figyelembevételével pontosítani lehetett, mely sikeresebb értékesíthetőséghez is vezetett. Az elektronikus munkalapkezelés nagyban növelte a karbantartó kollégák munkakezelési hatékonyságát, egyben követhetővé tette munkavégzés aktuális tartalmát és eredményeit is. A vezetőség részére a riportok segítségével egyértelmű és gyors kimutatások készíthetők az üzletág éves költségeiről.

Az archifm.net teljes szoftverrendszerét vintoCON saját szerverén üzemelteti és folyamatos technikai felügyeletet végez, nem szükséges saját IT szakember alkalmazása.

Eredmények, néhány irányszám a rendszer használatát illetően:


Néhány hónap használat után több ezer lezárt tervszerű és meghibásodás kezelési karbantartási esemény van az archifm.net rendszerben. Ez a szám 2013 őszére már havi ezer karbantartási esemény fölé emelkedett, ami abból is adódik, hogy Hörmann teljes egészében átállt a karbantartási munkák tervezésével és követésével az archifm.net rendszer használatára.